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Reserva Electrónica 1.6

Reservas en Línea, Consultas y Control de uso de Recursos


Orientado específicamente para agilizar la separación y ejecución de turnos y para generación de estadísticas de uso de Equipos, Microcomputadores e Instalaciones en el área académica.

Módulo de Administración:
Permite que uno o más administradores del recurso (salas, PCs, etc), asignen los mismos según requerimientos efectuados, por áreas docentes, facultades, profesores y alumnos para grupos (por ej. Un curso). Adicionalmente permite cancelar, modificar, consultar y generar reporte de asignaciones, para el día, la semana, el mes y/o el período especificado. Puede generarse reporte adicional por facultad o programa académico específico. Así mismo, los monitores / secretaria, o administrador, pueden registrar la asistencia y/o falta de un grupo a una reserva (control de asistencia y cumplimiento por facultad o programa académico).

Módulo de Reserva:
Permite que los usuarios (Docentes, Alumnos, Administrativos, Visitantes, etc.), consulten las “planillas” del día en curso y del día siguiente para conocer las opciones de reserva y disponibilidad de recursos. También permite reservar un recurso (PC + accesorios), tantas horas como determine el Administrador (por ej. Máx. 2 por día) y con reglas como “puede tomar más de 2 horas, pero no continuas”. Para efectuar estas reservas, el usuario debe digitar su código o identificación, el cual es validado contra una base de datos global, donde se guardan los datos relevantes, como Facultad, Semestre, Jornada, Grupo, Estado de Matrícula, Deudas pendientes, etc, y que permitirán o negarán la opción de reserva, según políticas de la Institución. Los pasos de reserva (ver diagrama anexo), se llevan a cabo con 5 pasos o “clicks” del mouse y/o teclado: 1- digita su código o identificación. 2- selecciona el momento de reserva (inmediata, para el mismo día, o para el día siguiente). Se puede modificar esta opción por ej. para que se pueda reservar toda la semana anticipadamente o más o menos días. 3- selecciona el software / plataforma que quiere reservar. 4- selecciona la sala / hora que quiere reservar. 5- seleccionar el PC dentro de la sala escogida. Permite capturar directamente información a partir de un carnet con código de barras (opcional), para lo cual requeriría un lector digital con costo aprox. en el mercado de $200.000.oo.

Módulo de Consulta para Administrador / Monitor:
Permite al administrador / monitor de los Recursos, vía WEB (desde cualquier PC con explorer), consultar quien tiene asignado los recursos a su cargo, viendo los datos del usuario, como nombre, facultad, semestre y hora reservada. NOTA: No se requiere la adquisición de software como Internet Information Server o Personal Web Server, etc, sino que se puede usar el proporcionado por el mismo módulo (web server totalmente funcional) o instalar uno gratuito tipo apache. Si la Institución lo prefiere, puede “publicarse” via ftp en un servidor ARP para que lo consulten desde internet, tanto los recursos disponibles, como las reservas en ejecución.

Módulo de Publicación:
Opcionalmente, el Administrador puede “publicar” las planillas de reservas por período (día, mes, semestre, etc), con el fin de que las áreas académicas puedan tener un “estimado” de disponibilidad para envíar una solicitud.

Módulo de Control de Personal:
El mismo sistema permite llevar un registro y control del personal administrativo del área, por ejemplo para llevar bitácora de hora de entrada, salida, almuerzo, permisos, etc. el cual incluye su respectivo módulo de consulta para el Administrador.

Requerimientos del Sistema:
1- Al menos un (1) equipo para que los usuarios efectúen la reserva. Pentium de 200 Mhz con Windows 95/98 con 64 Mb en RAM y espacio libre en disco duro de 10 Mb, Monitor SVGA, teclado, mouse y tarjeta de red. Opcionalmente una impresora sencilla para llevar un “log” de reservas para efectos de contingencia y/o verificación. (pueden colocarse 2 o más, distribuyendo las salas, momento de reserva, software a usar, etc).

2- Un computador para el Administrador de los Recursos, para asignar, cancelar, modificar reservas y generar los reportes y consultas. PC Pentium II, con 200 Mhz, 64 Mb en RAM, tarjeta de red y espacio en disco duro de 20 Mb. Este mismo será el “web server” para que los monitores y áreas académicas puedan consultar vía web las planillas y reservas disponibles. Opcionalmente una impresora para los reportes.

3- Un computador para el monitor / administrador de las salas o PCs, para consultar las reservas en curso y poder llevar control de entrada / salidas de los usuarios. (puede ser cualquier PC del área) con tarjeta de red e Internet Explorer instalado (browser)